Audyt prawny (due diligence prawne): Co to takiego? Po co się go przeprowadza?

Skuteczne prowadzenie i rozwijanie biznesu wymaga dobrego zrozumienia wszystkich aspektów własnej działalności – nie tylko od strony operacyjnej i finansowej, ale też prawnej. Ta wiedza jest niezbędna do realnej oceny ryzyka przy podejmowaniu strategicznych decyzji i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami. Właśnie w tym celu przeprowadza się audyt prawny (due diligence prawne). To kompleksowe badanie stanu prawnego firmy: jej zobowiązń, oferty, zawieranych umów, procedur i praktyk. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest due diligence, jak przebiega i jakie przynosi korzyści dla przedsiębiorcy.

Co to jest due diligence?

Due diligence to termin z języka angielskiego oznaczający należytą staranność. W praktyce oznacza kompleksowe badanie podmiotu gospodarczego mające na celu ocenę jego ogólnej kondycji lub wybranych aspektów działalności. Może obejmować różne obszary – np. due diligence finansowe, podatkowe, operacyjne czy rynkowe. Taka analiza najczęściej przeprowadzana jest przed istotnymi zmianami w firmie lub podjęciem strategicznych decyzji: zakupem udziałów, inwestycją, udzieleniem finansowania, połączeniem spółek.

W przypadku audytu prawnego analiza due diligence obejmuje dokumentację, tytuły prawne, procedury wewnętrzne, umowy i postępowania. Due diligence prawne zleca zwykle strona podejmująca decyzję – potencjalny nabywca firmy, kupujący udziały, inwestor branżowy, bank. Coraz częściej z takich usług korzystają też same firmy, a badanie ma w takiej sytuacji na celu nie tyle ocenę ryzyka inwestycyjnego, co zapewnienie zgodności działalności z aktualnym stanem prawnym, uporządkowanie dokumentacji i wskazanie obszarów z potencjałem do optymalizacji.

Warto również podkreślić, że due diligence prawne nie jest pojęciem zdefiniowanym w polskim systemie prawnym, a o przeprowadzeniu i zakresie badania decydują strony (np. inwestor lub sama spółka).

Na czym polega due diligence prawne? Przebieg badania krok po kroku

Audyt prawny polega na kompleksowej i niezależnej analizie stanu prawnego przedsiębiorstwa lub jego wybranych aktywów poprzez weryfikację dokumentacji oraz zestawienie jej z obowiązującymi przepisami. Niezależność oceny jest tutaj kluczowa – to właśnie ona stanowi o realnej wartości dostarczonych wniosków, ponieważ daje pewność, że przedstawiają stan faktyczny. Z tego powodu wykonanie due diligence zleca się podmiotom zewnętrznym; w przypadku badania stanu prawnego audytorami są najczęściej wyspecjalizowani prawnicy (adwokaci, radcy prawni).

Celem badania jest identyfikacja ryzyk oraz ocena bezpieczeństwa prawnego przed podjęciem decyzji biznesowej przez samą firmę lub inwestora (np. zakup spółki, transakcje M&A). Audyt może obejmować całą działalność gospodarczą lub jej wybrane obszary. Niezależnie od zakresu proces możemy podzielić na sześć podstawowych etapów:

1. Określenie zakresu. Strony ustalają obszary działalności, zakres badania (np. konkretne rodzaje dokumentów, umów) i przedział czasowy poddawany ocenie (np. 3–5 lat wstecz).
2. Umowa o zachowaniu poufności. Podpisanie NDA i ustalenie zasad dostępu oraz pracy z dokumentami to kluczowe kroki przed udostępnieniem zewnętrznym audytorom wewnętrznej dokumentacji i wrażliwych danych.
3. Udostępnienie dokumentów. Firma umieszcza materiały w data roomie, czyli bezpiecznej przestrzeni do przechowywania dokumentacji. Szybkość i kompletność przekazania dokumentacji decyduje o tempie prac. Obecnie standardem jest wykorzystywanie wirtualnego pokoju danych (virtual data room, VDR), co znacznie przyspiesza proces due diligence.
4. Szczegółowa analiza. Prawnicy analizują dokumenty obszar po obszarze, weryfikują dane w rejestrach publicznych i wychwytują rozbieżności między dokumentacją a stanem faktyczny.
5. Raport due diligence. Dokładny opis stanu prawnego każdego obszaru z oceną istotności wykrytych problemów prawnych.
6. Rekomendacje działań naprawczych. Wskazanie możliwych do podjęcia kroków, które pozwolą rozwiązać wykryte nieprawidłowości lub zoptymalizować badane obszary działalności pod kątem prawnym.

Rodzaje due diligence

Badanie due diligence może stanowić jeden kompleksowy audyt obejmujący wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa lub skupiać się jedynie na konkretnych obszarach. Decyzja o zakresie należy do zlecającego i jest dobierana do profilu działalności; decyduje również o tym, jacy specjaliści wezmą udział w procesie. Możemy wyróżnić różne rodzaje due diligence, w tym:

Zakres audytu prawnego: co dokładnie sprawdza prawnik?

Zakres szczegółowej analizy dobierany jest do profilu działalności firmy: w spółce technologicznej najważniejsze będą prawa własności intelektualnej i umowy z twórcami, a w produkcyjnej – posiadane uprawnienia i pozwolenia, zgodność środowiskowa, kontrakty z dostawcami i BHP. Możemy jednak wyróżnić główne obszary prawnego due diligence, które warto sprawdzić niezależnie od branży.

Dokumenty korporacyjne i struktura właścicielska

Punktem wyjścia audytu prawnego jest zweryfikowanie statusu prawnego przedsiębiorstwa. Braki w dokumentacji, uchwały organów spółki podejmowane bez wymaganego kworum albo przeniesienie udziałów bez podpisów poświadczonych notarialnie mogą prowadzić do zakwestionowania legalności decyzji lub samej struktury właścicielskiej, dlatego analiza dokumentów korporacyjnych otwiera każdy audyt prawny.

Weryfikacja dokumentów korporacyjnych obejmuje:

• odpis z KRS i jego zgodność ze stanem faktycznym;
• umowę spółki lub statut wraz ze wszystkimi zmianami;
• księgę udziałów i historię przeniesień (ustalenie nieprzerwanego łańcucha nabycia);
• uchwały zgromadzenia i zarządu w sprawach wymagających zgody korporacyjnej;
• ograniczenia w zbywaniu udziałów, prawa pierwszeństwa i pierwokupu, umowy wspólników;
• prokury, pełnomocnictwa oraz zastawy i inne obciążenia na udziałach.

Kluczowe umowy handlowe i relacje z partnerami biznesowymi

Sprawdzenie umów handlowych ma na celu identyfikację ryzyk prawnych, finansowych i operacyjnych. Ten etap pomaga w zrozumieniu rodzaju i trwałości relacji handlowych firmy oraz jej zależności od partnerów, a także zobowiązań wobec nich. Dzięki temu potencjalny inwestor lub nabywca może realnie ocenić opłacalność inwestycji, a samo przedsiębiorstwo wykryć obszary do optymalizacji.

Kluczowe umowy handlowe analizuje się m.in. pod kątem:

• klauzul change of control, dających kontrahentowi prawo wypowiedzenia umowy po zmianie właściciela;
• terminów wypowiedzenia, okresów wyłączności, kar umownych i limitów odpowiedzialności;
• zobowiązań z kontraktów długoterminowych i zakazów konkurencji.

Relacje z partnerami biznesowymi ocenia się też jakościowo: czy przychody nie są skoncentrowane u jednego odbiorcy lub nadmiernie zależne od konkretnego dostawcy.

Nieruchomości, aktywa i własność intelektualna

Tutaj pytanie brzmi: czy firma ma tytuł prawny do tego, z czego korzysta? W odniesieniu do nieruchomości analizie podlega treść księgi wieczystej, wpisy w działach III (ograniczone prawa rzeczowe poza hipoteką, ograniczenia w rozporządzaniu i roszczenia) i IV (hipoteki), oraz – przy najmie – okres obowiązywania umowy.

W wielu branżach IP (ang. Intellectual Property) stanowi realną wartość firmy, choć nie widnieje w bilansie. Prawa własności intelektualnej ocenia się w powiązaniu z modelem biznesowym: liczy się nie liczba rejestracji, lecz to, czy chronią faktycznie używane oznaczenia. Prawidłowo przeprowadzona analiza IP powinna obejmować:

• znaki towarowe i zgłoszenia w toku, z klasami i terytorium ochrony;
• patenty, prawa ochronne oraz rejestracje wzorów przemysłowych;
• przeniesienie autorskich praw majątkowych w umowach z pracownikami i podwykonawcami;
• umowy licencyjne;
• ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Dokładne due diligence prawne pozwala wykryć nieprawidłowości w obszarze własności intelektualnej. Może być to na przykład umowa z podwykonawcą bez klauzuli przenoszącej uprawnienia z tytułu praw autorskich – w takiej sytuacji firma nie posiada tytułu prawnego do produktu/utworu wytworzonego w ramach tej umowy.

Ogólna sytuacja prawna i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa

Audyt prawny weryfikuje działalność firmy w całości lub w wybranych obszarach pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami – nie po to, by wystawić firmie ocenę, ale by ustalić, gdzie praktyka odbiega od wymagań i zaproponować rozwiązania. Kompleksowo badana jest zgodność regulacyjna i publicznoprawna obejmująca między innymi:

• prawo pracy (umowy o pracę, regulamin pracy i wynagradzania);
• przepisy BHP;
• prawo podatkowe;
• ochronę środowiska;
• koncesje, zezwolenia i wpisy do rejestrów branżowych oraz warunki ich utrzymania;
• obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych i innych regulacji sektorowych.

Due diligence prawne może jednak nie tylko identyfikować ryzyka prawne, ale również wskazywać pola do rozwoju i optymalizacji, takie jak np.:

• niewykorzystane możliwości ochrony IP i ulgi podatkowe;
• optymalizacja zapisów w umowach handlowych oraz renegocjacja niekorzystnych lub przestarzałych kontraktów;
• ustandaryzowanie procedur operacyjnych i prawnych;
• uporządkowanie i uproszczenie struktury korporacyjnej.

Aktualne lub potencjalne ryzyka prawne (spory sądowe, postępowania administracyjne)

Jednym z głównych zadań due diligence prawnego jest ocena ryzyka prawnego i finansowego firmy, co jest istotne zarówno z perspektywy potencjalnego nabywcy, jak i firmy zlecającej badanie na własny użytek. Kompleksowy audyt prawny powinien nie tylko weryfikować aktualne spory i postępowania przeciwko spółce, ale też identyfikować obszary, które bez podjęcia odpowiednich kroków mogą okazać się problematyczne w przyszłości.

Audyt prawny obejmuje tu:

• spory sądowe w toku (wartość przedmiotu sporu i realną szansę powodzenia);
• roszczenia zgłoszone, lecz jeszcze niezaskarżone, oraz wezwania przedprocesowe;
• przebieg postępowań administracyjnych, w tym kontroli organów nadzoru i postępowań podatkowych;
• ryzyko kar administracyjnych, zwłaszcza w zakresie prawa pracy, ochrony danych osobowych, ochrony konkurencji i przepisów sektorowych.

Po co przeprowadza się audyt prawny?

Due diligence prawne oferuje jedną z najważniejszych rzeczy dla każdej firmy: wiarygodne i obiektywne informacje. Wynik badania stanowi realną diagnozę stanu prawnego działalności z oceną zagrożeń i rekomendacją działań naprawczych. To wiedza o istotnym znaczeniu zarówno dla przedsiębiorstw szykujących się na zmiany, jak i potencjalnych inwestorów lub nabywców. Trzy główne korzyści z przeprowadzenia audytu to:

Poznanie realnego obrazu stanu prawnego firmy

Formalności nie zawsze nadążają za rozwojem firmy: umowy podpisuje się w pośpiechu, uchwały odkłada, a licencje i współprace przedłuża odruchowo. Due diligence prawne pokazuje, gdzie praktyka rozeszła się z procedurami. Szczegółowa analiza potrafi również ujawnić ukryte wartości przedsiębiorstwa: nieużywane, ale chronione znaki towarowe albo niewykorzystane aktywa niematerialne, do których prawa warto zabezpieczyć.

Identyfikacja ryzyk prawnych, zanim staną się problemem

Celem audytu prawnego jest zidentyfikowanie potencjalnych ryzyk i przypisanie im wagi. Problemy prawne możemy podzielić na trzy grupy ze względu na poziom ryzyka:

• wymagające natychmiastowej reakcji (np. brak tytułu prawnego do kluczowych aktywów, nieważna uchwała, zaległość publicznoprawna);
• potencjalne ryzyka wymagające monitorowania (np. zapowiedziana zmiana przepisów, kończąca się umowa najmu);
• ryzyka związane z bieżącą działalnością (np. ryzyko operacyjne, rynkowe).

Warto w tym miejscu wspomnieć też o korzyści dla członków zarządu spółek handlowych – art. 293 (§1 i §2) Kodeksu spółek handlowych stwierdza, że członek zarządu odpowiada za szkodę wyrządzoną spółce, jeżeli nie dochował staranności zawodowej. Udokumentowana należyta staranność w postaci audytu prawnego może stanowić podstawę obrony podjętych decyzji.

Obiektywna ocena wartości firmy dla inwestora, nabywcy lub banku

Dla inwestora raport z audytu jest punktem wyjścia do wyceny, a wykryte ryzyka prawne mogą mieć realny wpływ na szczegóły, a nawet powodzenie transakcji. Skutki nie zawsze są dla sprzedającego negatywne: w przypadku wykrycia niewykorzystanego potencjału wartość przedsiębiorstwa może również wzrosnąć. Co najważniejsze, znając te ustalenia, obie strony mogą budować strategię negocjacji opartą na twardych danych i świadomie podejmować decyzje inwestycyjne.

Due diligence prawne w kancelarii OTSP

Nasza kancelaria ma bogate doświadczenie w prowadzeniu kompleksowych audytów prawnych i finansowych due diligence dla inwestorów i przedsiębiorców. Dostarczamy wiarygodne i obiektywne wyniki, które pomogą w zaplanowaniu strategii negocjacyjnej i przygotowaniu do transakcji, fuzji czy inwestycji kapitałowych. Zakres badania zawsze ustalamy wspólnie, tak by był spójny z profilem działalności i potrzebami klienta. Chcesz zlecić audyt prawny zespołowi specjalistów? Skontaktuj się z nami!

Najczęściej zadawane pytania o due diligence prawne

Czy due diligence to audyt?

Tak, to kompleksowe badanie wszystkich obszarów działalności, od kwestii podatkowych, przez finanse, po kwestie zatrudnienia. Może być prowadzony również dla wybranych obszarów – w ten sposób wyróżniamy np. due diligence prawne, czyli audyt prawny skupiający się na sprawdzeniu stanu prawnego firmy oraz zgodności jej działań z obowiązującymi przepisami prawa. Ważne jest przy tym rozróżnienie audytu due diligence, czyli oceny ryzyk, od zdefiniowanego prawnie audytu sprawozdania finansowego, który jest regulowany przepisami.

Kto zleca i kto ponosi koszt audytu prawnego?

Najczęściej badanie zleca i finansuje strona zainteresowana inwestycją lub przejęciem przedsiębiorstwa w celu poznania jego realnej wartości. Na taki krok może zdecydować się też strona sprzedająca (vendor due diligence), aby przygotować skuteczną strategię negocjacyjnej opartą na danych. Firma może wykonać audyt również na użytek wewnętrzny, np. w celu optymalizacji działań czy ustandaryzowania procedur i kwestii formalnych.

Kiedy sprzedający powinien zbadać własną firmę?

Dobrą praktyką jest wykonanie badania ok. 6–12 miesięcy przed planowaną sprzedażą. To daje czas na wprowadzenie rekomendacji i uporządkowanie spraw formalnych, co minimalizuje ryzyko w oczach potencjalnego kupującego, ułatwia negocjacje i zwiększa wartość rynkową firmy.

Czy przeprowadzenie due diligence jest obowiązkowe przed sprzedażą firmy?

Nie ma przepisu nakazującego przeprowadzenie audytu. Proces due diligence jest jednak standardem rynkowym i kluczowym elementem procesu transakcyjnego, ponieważ oferuje realne korzyści dla obu stron transakcji.

Jak długo trwa i ile kosztuje audyt prawny due diligence?

Realizacja audytu due diligence w małych i średnich spółkach z uporządkowaną dokumentacją może zająć 2–3 tygodnie. Przy bardziej skomplikowanej sytuacji prawnej lub większej grupie kapitałowej czas ten może przedłużyć się do miesięcy. Na faktyczny czas i koszt wpływają zakres badania, wielkość firmy, dostęp do pełnej dokumentacji i poziom skomplikowania wykrytych nieprawidłowości. Sprawny proces due diligence wymaga współpracy badanego przedsiębiorstwa z audytorami.

Kancelaria OTSP

KANCELARIA PRAWNA I ADWOKACKA

Kompleksowe doradztwo prawne dla firm z sektora e-commerce, IT oraz farmaceutycznego. Specjalizujemy się w obsłudze startupów, procesach restrukturyzacyjnych oraz bieżącym doradztwie z zakresu prawa gospodarczego i inwestycji. Zapewniamy praktyczne i sprawdzone rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb Klienta.

www.otsp.pl/