Pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring w miejscu pracy, pod warunkiem, że działania te są zgodne z Kodeksem pracy i RODO. Monitoring wizyjny jest akceptowalny, gdy jego celem jest:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
- realizacja zadań związanych z ochroną mienia,
- kontrola produkcji,
- zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Istotne jest, by monitoring pracowników nie naruszał ich prywatności. W zakładzie pracy należy dbać o godność zatrudnionych, dlatego pracodawca nie może dowolnie nagrywać pracowników ani montować kamer w miejscach intymnych.
Zgodnie z przepisami, monitoring w pracy musi być przejrzysty, a pracownicy poinformowani o zastosowania monitoringu. Warto zaznaczyć, że monitoring wizyjny co do zasady rejestruje obraz, a nie dźwięk (nagrywanie fonii jest zazwyczaj uznawane za nadmiarowe i ryzykowne pod kątem RODO, poza wyjątkami wynikającymi z odrębnych przepisów). Pracodawca musi skrupulatnie podchodzić do ochrony danych, aby nie narazić pracodawcę na szkodę prawną.
Podstawy prawne i wpływ RODO na monitoring w Polsce
Kodeks pracy (art. 22²) wskazuje, że firma może zainstalować monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Decyzja ta musi być uzasadniona.
RODO zobowiązuje do ochrony danych. Zastosowane środki techniczne muszą zabezpieczać nagrania z monitoringu pracowników. Zasada minimalizacji danych oznacza, że monitoring w miejscu pracy powinien obejmować tylko to, co niezbędne. Regulamin pracy musi określać sposób zastosowania monitoringu.
Kary za niedostosowanie się do regulacji mogą narazić pracodawcę na szkodę finansową. Należy więc pamiętać, że monitoring w pracy to odpowiedzialność.
Kiedy i w jakich celach można wprowadzić monitoring wizyjny?
Wprowadzenie monitoringu wymaga konkretnych celów. Najważniejsze powody to:
- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
- ochrona mienia,
- kontrola produkcji.
Czasami jedynym uzasadnieniem jest wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Monitoring nie powinien służyć do stałej weryfikacji wydajności, jeśli nie wiąże się to bezpośrednio z np. kontrolą produkcji.
Decydując się na stosowanie monitoringu wizyjnego, kieruj się zasadą proporcjonalności. Pracodawca musi rozważyć mniej inwazyjne alternatywy. W zakładzie pracy o dużym ruchu monitoring wizyjny jest zazwyczaj w pełni uzasadniony.
Gdzie pracodawca nie może instalować kamer? Miejsca zakazane
Monitoring wizyjny nie może obejmować miejsc takich jak:
- pomieszczenia sanitarne,
- szatnie,
- stołówki.
Zastosowania monitoringu w tych strefach co do zasady narusza prywatność, chyba że jest to niezbędne do celów monitoringu i nie naruszy godności oraz dóbr osobistych pracownika. W pomieszczeniach sanitarnych pracownicy muszą czuć się swobodnie, gdyż ochrona dóbr osobistych pracowników jest priorytetem.
Wyjątkowo, jeśli wymaga tego ochrona mienia lub bezpieczeństwo, a nie naruszy to godności i dóbr osobistych pracownika, monitoring w obszarach socjalnych może być rozważony (często wymaga to uzgodnień). Pamiętajmy, że ukryty monitoring pracowników jest co do zasady zabroniony.
Obowiązki pracodawcy przed wprowadzeniem monitoringu
Przed uruchomieniem monitoringu pracodawca określa cele i zasady w regulaminie. Pracownicy muszą wiedzieć, dlaczego wprowadza się monitoring pracowników. Jasność zasad buduje zaufanie w zakładzie pracy.
Należy ustalić adekwatny sposób zastosowania monitoringu. Kamery powinny rejestrować tylko niezbędny obszar na terenie zakładu pracy. Co ważne, pracodawca musi poinformować pracowników o lokalizacji kamer poprzez czytelne oznaczenia. Zasady zawarte w regulaminie muszą być zgodne z przepisami o monitoringu pracowników i RODO.
Jak i kiedy pracodawca powinien informować o monitoringu?
Pracodawca informuje o planowanym wprowadzeniu monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem systemu. O planowanym wprowadzeniem monitoringu pracownicy dowiadują się zazwyczaj pisemnie lub poprzez obwieszczenie.
Ważne jest oznakowanie stref. Choć zgody pracownika na sam monitoring (wynikający z uprawnień zarządczych) zazwyczaj się nie wymaga, obowiązek informacyjny jest kluczowy. Informacja nie musi (choć może) przybierać formy ogłoszeń dźwiękowych, kluczowe są piktogramy.
Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer?
Nagrania z monitoringu wizyjnego można przechowywać maksymalnie 3 miesiące. Po tym czasie dane usuwa się, chyba że toczą się postępowania, w których nagranie jest dowodem. Przechowywanie danych z monitoringu wizyjnego musi być bezpieczne, by nie doszło do wycieku informacji, co mogłoby naruszyć tajemnicy informacji przedsiębiorstwa.
Prawa pracownika: dostęp do nagrań i prawo do sprzeciwu
Pracownicy mogą sprzeciwić się, jeśli monitoring pracownika jest nieadekwatny. Mają prawo dostępu do danych. Warto pamiętać, że w firmach funkcjonuje też często monitoring poczty elektronicznej. Nie może on jednak naruszać tajemnicy korespondencji o charakterze prywatnym.
W przypadku naruszeń dóbr osobistych pracownika lub zasad RODO, sprawę zgłasza się do PIP lub UODO. Pracodawca musi dbać, by monitoring w pracy realizował tylko ustawowe cele, jak np. zachowania tajemnicy informacji.
Konsekwencje nielegalnego monitorowania i gdzie zgłosić naruszenie
Nielegalne instalowanie kamer to ryzyko. Niewłaściwy monitoring w pracy grozi karami finansowymi. Jeśli pracodawca narusza prywatność w zakładzie pracy, naraża się na kontrolę PIP i UODO. Pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości, co zwiększa ich bezpieczeństwo i chroni przed nadużyciami. Ignorowanie prawa może narazić pracodawcę na szkodę wizerunkową.
Czym jest zasada proporcjonalności w monitorowaniu pracowników?
Zasada proporcjonalności oznacza, że monitoring pracownika musi być adekwatny do celu. Jeśli wystarczy mniej inwazyjny środek do zachowania tajemnicy informacji lub ochrony mienia, należy go wybrać. Proporcjonalność jest kluczowa zwłaszcza przy monitoringu wizyjnego w strefach wrażliwych. Przykładowo, w pomieszczeniach sanitarnych monitoring jest wykluczony. Troska o proporcjonalność buduje zdrowe relacje i zapewnia zgodność z zasadami monitoringu pracowników w Polsce.
KANCELARIA PRAWNA I ADWOKACKA
Kompleksowe doradztwo prawne dla firm z sektora e-commerce, IT oraz farmaceutycznego. Specjalizujemy się w obsłudze startupów, procesach restrukturyzacyjnych oraz bieżącym doradztwie z zakresu prawa gospodarczego i inwestycji. Zapewniamy praktyczne i sprawdzone rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb Klienta.
